PPT를 작성할 때, 가장 중요한 것은 기획입니다. 기획은 전략에 따른 전체적인 계획과 방향을 말합니다. 프레젠테이션에서 말하고자 하는 내용을 체계적으로 정리하는 것과 관련 있습니다. 먼저, 내용이 잘 정리되어 있어야 하고, 그다음에 디자인 작업이 이뤄져야 합니다. PPT 디자인도 중요하지만, 프레젠테이션의 목적은 청중을 설득하는 것입니다. PPT 기획은 핵심이고, 디자인은 정성입니다. 멋진 PPT는 단순히 화려한 디자인이 아닌, 명확하고 설득력 있는 메시지를 전달하는 데 그 핵심이 있습니다.
이번 글에서는 PPT를 작성하기 전, 효과적으로 내용을 구성하고, 만들 수 있도록 도와줄 체계적인 기획 방법을 소개합니다. 각 단계를 따라가다 보면, 전문가처럼 PPT를 기획할 수 있을 것입니다.
1. PPT 기획의 중요성
좋은 PPT는 단순히 청중의 눈을 끌기 위한 것이 아니라, 메시지를 명료하게 전달하고 청중과 소통하기 위한 브릿지 역할을 합니다. 기획 단계에서부터 명확한 목표를 잡고 체계적으로 접근해야 프레젠테이션 발표를 통해 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
1) 기획이 왜 중요할까?
- 명확한 메시지 전달: 제대로 기획된 PPT는 핵심 메시지를 정확히 이해할 수 있도록 돕습니다.
- 시간 절약: 처음부터 기획을 잘하면 작성과 디자인 과정에서 시간을 절약할 수 있습니다.
- 높은 설득력: 탄탄한 기획은 논리적이고 체계적인 구조로 설득력을 높일 수 있습니다.
2. PPT 기획 순서
PPT를 작성하는 순서는 크게 기획과 작성으로 나뉩니다. 첫 번째로 어떻게 작성할 것인지 계획을 하고, 작성으로 넘어갑니다. 이 계획을 세우는 과정이 기획입니다. 기획이 분명하지 않은데 작성부터 한다면 효과적으로 작성하기 어렵습니다. PPT 슬라이드가 많다면, 더욱 명확한 계획을 세우고 작성해야 합니다.
1단계. PPT 목적과 청중 분석
목적
여러분의 PPT가 어떤 목적을 위해 제작해야 하나요? 프로젝트 제안, 자기소개 또는 보고서 공유일 수 있습니다. 목적에 따라 메시지 톤과 PPT 구성 요소가 달라집니다. 어떤 목적을 갖고 PPT를 만드는 것인지 가장 먼저 생각하세요.
- 학업 성과 발표라면 교수님과 동료의 이해를 돕는 데 초점을 두어야 합니다.
- 프로젝트 제안이라면 클라이언트를 설득하는 것이 목적이 될 수 있습니다.
정보
PPT를 기획하기 위해 정보를 수집해야 합니다. 우리는 자료조사를 통해 정보를 얻습니다. 예를 들어, 경쟁 PPT인 경우, 발주처가 사전에 RFP(Request for Proposals, 제안요청서)를 나눠줍니다. RFP는 제안에 참여하는 업체들을 위해 사업의 목적, 내용이 체계적으로 정리된 자료입니다. RFP에 기본적인 정보가 들어 있습니다. 이외, 인터넷을 통해 더 많은 정보를 얻어야 합니다.
우리가 모은 자료를 체계적으로 정리하면 그 정보에서 어떻게 나아가야 할지 방향을 도출할 수 있습니다. 예를 들어, 제안서에서 기획자가 알아야 할 정보는 제안하고자 하는 프로젝트의 과거 자료, 프로젝트의 현재 진행 상황, 실제 현장의 이야기, 청중의 정보 등이 있습니다.
청중
PPT는 보통 발표를 위해 작성되기 때문에 청중에 대해 파악해야 합니다. 청중에서 간과하기 쉬운 것은, 자신만 모든 내용을 다 알고 있다는 것입니다. 청중은 내용을 하나도 모를 수 있고, 이해도가 낮을 수 있습니다. 따라서 ‘어떻게 알리고, 설득할 것이냐?’가 중요합니다. 이미지를 많이 넣어서 설명할 것인지, 한 문장씩 점진적으로 설명할 것인지. 상대방을 설득하는 방법도 여러가지입니다.
- 청중의 기대: 청중은 어떤 정보를 얻고 싶어할까요? 그들의 관심사와 필요를 파악하세요. 이를 바탕으로 PPT에 포함할 내용을 선정하면 청중과 연결이 더 쉬워집니다.
- 배경 지식 수준: 청중이 해당 주제에 대해 얼마나 알고 있는지 파악하여 내용의 깊이와 용어를 조정하세요.
2단계. 핵심 메시지 정의하기
PPT 기획의 핵심이란, 발표가 끝난 뒤 떠오르는 한가지 단어, 한 문장, 또는 하나의 이미지입니다. 예를 들어, 50페이지의 제안서를 열심히 썼는데, 상대방이 무슨 말인지 모른다면 핵심이 부족한 제안서입니다. 다른 PPT도 마찬가지입니다. 어떤 목적의 PPT를 작성하던지, 손에 잡히는 핵심이 있어야 합니다.
PPT에서 말하고자 하는 것이 하나로 맥락있게 잘 연결되는지 확인하길 바랍니다. 예를 들어, 상대방에게 확실히 알리고 싶은 단어를 포스트잇에 적어 책상에 붙여놓고, 그것을 중심으로 작성할 수 있습니다.
모든 질문에 답을 내리고, 그것을 바탕으로 PPT를 작성해야 합니다. 제3자의 입장에서 질문을 하면 좀 더 객관적으로 작성할 수 있습니다. 정확한 질문을 하면 올바른 답을 얻을 수 있습니다. PPT는 이 답을 하는 과정일 수 있습니다.
핵심 메시지를 찾기 위한 질문
- PPT의 목표는 무엇입니까?
- 이 PPT는 목적에 맞게 구성되어 있습니까?
- 이 PPT를 보는 대상이 고려된 컨셉입니까?
- 이 PPT로 경쟁 상대를 이길 수 있습니까?
핵심 메시지의 특징
- 명확함: 문장이 불필요하게 복잡하지 않아야 합니다.
- 간결함: 한 문장으로 핵심을 말할 수 있어야 합니다.
- 기억에 남는 표현: 간단한 문구나 슬로건처럼 쉽게 기억에 남을 수 있는 메시지가 효과적입니다.
3단계. PPT 구조 설계
기본 구조
PPT는 논리적인 흐름이 중요합니다. 효과적인 구조는 청중이 자연스럽게 내용을 따라가고 이해하도록 만듭니다. 일반적으로 PPT는 제목, 목차, 본문, 결론 순으로 구성됩니다.
PPT 기본 구조
- 제목 슬라이드: 제목, 발표자 이름, 연락처 등 핵심 정보 포함
- 목차 슬라이드: 발표 내용의 주요 목차 제공
- 본문 슬라이드: 각 목차의 주요 내용 전달
- 결론 슬라이드: 핵심 메시지 요약 및 발표 마무리
- Q&A 슬라이드(선택 사항) : 질문과 답변을 위한 섹션
장표 구성
PPT 슬라이드가 많아질수록 각 슬라이드 마다 어떻게 구성할지 정리하는 것이 중요합니다. 각 슬라이드 마다 어떤 내용을 채울지 미리 계획을 세운다면 효율적으로 PPT를 작성할 수 있습니다. 이를 장표구성이라고 합니다.
장표 구성은 슬라이드를 분배를 하고 세부 내용을 적습니다. 별도의 A4 용지나 메모지에 적기도 하고, 파워포인트 슬라이드를 나누고 내용을 직접 적기도 합니다. 장표구성의 장점은 큰 그림을 볼 수 있는 것입니다. 전체적으로 청중에게 어떻게 접근하여 설득할 것인지 계획을 세울 수 있습니다.
제안서 PPT 장표구성 예시
- 제안서에 담을 항목을 정합니다.
프로젝트 과거 문제, 해결책(전략), 발전 방향, 홍보, 운영, 회사 소개 - 내용의 순서를 정합니다.
회사 소개 > 프로젝트 과거 문제 > 해결책 > 발전방향 > 홍보 > 운영 - 총 페이지 수를 정하고 페이지를 분배 합니다.
표지 1p > 인용구 1p > 간지 1p > 회사 소개 4p > 간지 1p > 문제 제기 3p > 해결책 3p > 간지 1p > 발전 방향 15p > 간지 1p > 홍보 10p > 간지 1p > 운영 7p > 마무리 말 1p, 총 50p

청중이 어떤 것을 중요하게 생각할지 고민하고, 중요한 부분에 슬라이드의 양을 늘립니다. PPT가 너무 길면 지루하므로 청중의 성격에 맞게 슬라이드 양을 조절합니다.
장표구성은 번거로운 작업이라 세부 구성까지 잡지 않고 바로 PPT작성으로 넘어가기도 합니다. 하지만, 세부 구성까지 마무리하고 작성하는 연습을 하다보면 어느 순간 기획 실력이 빠르게 향상됩니다. 장표구성 작업을 하면서 머리 속의 복잡한 내용이 정리가 되기 때문입니다. 내용 정리를 마치고 PPT 작성을 하느냐, 정리가 안된 상태에서 PPT 작성을 하느냐는 차이가 많이 납니다.
4단계. 스토리텔링 활용하기
스토리텔링은 청중의 관심을 끌고 메시지를 효과적으로 전달할 수 있습니다. 강렬한 스토리텔링으로 시작하면 청중의 주의를 집중시킬 수 있습니다. 또한, 감정적인 연결고리를 형성하여 발표 내용을 더욱 기억에 남게 만듭니다. 예를 들어, 발표 주제와 관련된 개인 경험, 사례, 또는 흥미로운 질문으로 이야기를 시작하세요.
스토리 텔링 활용 방법
- 개인적인 이야기: 발표자 본인의 경험을 통해 진정성과 신뢰감을 더하세요.
- 문제와 해결책: 문제 상황을 설정한 후, 이를 해결하는 과정을 스토리로 전달하세요.
- 성공 스토리: 변화나 성공 스토리를 제시하면 공감과 감정을 이끌어낼 수 있습니다.
- 시각 자료 활용: 스토리에 관련된 이미지, 동영상을 활용하여 생동감을 더하세요.
마치며
PPT를 만드는 데 있어서 무엇보다 디자인보다 기획이 정말 중요합니다. 한정된 시간이라면 기획에 많은 시간을 투자하는 것이 좋습니다. 자신이 무엇을 말하고 싶은지, 청중에게 무엇을 어떻게 해줄 수 있는지 깊이 생각하다 보면 진정한 기획을 할 수 있습니다. 이런 진정성있는 기획이 상대방을 설득하는 가장 올바른 방법입니다. 초보자의 PPT 기획은 처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 자신만의 과정을 충실히 따른다면 분명 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 프레젠테이션은 단순한 정보 전달 수단이 아니라, 청중을 설득하고 소통하는 수단입니다.
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