PPT를 작성하는 순서는 크게 기획과 작성으로 나뉩니다. 첫 번째로 어떻게 작성할 것인지 계획을 세우고 작성으로 넘어갑니다. 이 계획을 세우는 과정이 기획입니다. 기획이 분명하지 않은데 작성부터 한다면… 아주 애를 먹습니다. PPT는 페이지가 많아서 명확한 계획 없이 작성하기 쉽지 않습니다. 우왕좌왕하기 일쑤입니다.
PPT 기획은 전체 컨셉부터 페이지별로 어떤 내용이 들어갈지 계획하는 것입니다.
PPT 기획 1단계 <준비>
정보
이기는 제안서를 기획하기 위해서 정보가 많아야 합니다. 상대방을 알아야 백전백승 할 수 있기 때문입니다. 우리는 자료조사를 통해 정보를 얻습니다. 직장의 경우, 발주처가 사전에 RFP(Request for Proposals, 제안요청서)를 나눠줍니다. RFP는 제안에 참여하는 업체들을 위해 사업의 목적, 내용이 체계적으로 정리된 자료입니다. RFP에 기본적인 정보가 들어 있습니다. 인터넷 서칭 및 조사를 통해 더 많은 정보를 얻으면 좋습니다.
우리가 모은 자료를 체계적으로 정리하면 그 정보에서 우리가 어떻게 나아가야 할지 방향을 도출할 수 있습니다. 기획자가 알아야 할 정보는 제안하고자 하는 프로젝트의 과거 자료, 프로젝트의 현재 진행 상황, 실제 현장의 이야기, 청중의 정보 등이 있습니다.
기획하기 전에 알아야 할 주요 정보
- 과거 자료: 제안하고자 하는 프로젝트의 과거 자료
- 현재 상황: 제안하고자 하는 프로젝트의 현재 상황
- 청중의 정보
- 기관 및 주최자(클라이언트)의 니즈
목적
PPT 기획 2단계 <총알>
PPT를 기획하는데 왠 총알? 기획에서 총알은 전략을 의미합니다. 전략은 어떻게 이길지에 대한 강력한 한방입니다. 우리가 얻은 자료에서 아이디어를 찾아내야 합니다.
전략: 나를 선택해야 하는 가장 강력한 이유
PPT 기획 3단계 <장표구성>
전체 구성
장표구성
- 제안서에 담을 항목을 정합니다.
ex) 프로젝트 과거 문제, 해결책(전략), 발전 방향, 홍보, 운영, 우리의 소개 - 내용의 순서를 정합니다.
ex) 우리의 소개 > 프로젝트 과거 문제 > 해결책 > 발전방향 > 홍보 > 운영 - 총 페이지 수를 정하고 페이지를 분배 합니다.
ex) 표지 1p > 인용구 1p > 간지 1p > 우리의 소개 4p > 간지 1p > 문제 제기 3p > 해결책 3p > 간지 1p > 발전 방향 15p > 간지 1p >홍보 10p > 간지 1p > 운영 7p > 마무리 말 1p, 총 50p
청중이 어떤 것을 중요하게 생각할지 고민하고, 중요한 부분에 페이지의 양을 늘립니다. 제안서가 너무 길면 지루하므로 청중의 성격에 맞게 전체 페이지양을 조절합니다.
세부 구성
장표구성은 번거로운 작업이라 세부구성까지 잡지 않고 바로 PPT작성으로 넘어가기도 합니다. 하지만, 세부 구성까지 마무리하고 작성하는 연습을 하다보면 어느 순간 기획 실력이 빠르게 향상됩니다. 장표구성 작업을 하면서 머리 속의 복잡한 내용이 정리가 되기 때문입니다. 내용 정리를 마치고 PPT 작성을 하느냐, 정리가 안된 상태에서 PPT 작성을 하느냐는 천지차이입니다.
마치며
기획은 PPT를 작성하기 전, 자신의 생각을 온전히 정리하는 시간이기도 합니다. 기획을 통해 자신의 생각이 하나로 이어지는 과정이 완성 되면 비로소 제안서를 작성할 수 있습니다. 물론 각자 스타일에 따라 다릅니다.
기획의 과정은 쉽지 않습니다. 인내와 끈기가 필요한 시간이라 견디지 못하고 바로 작성 단계로 들어가기도 합니다. 최소한 자신의 전략, 과정, 결론을 다이어그램으로 간단히 그리고 작성하길 바랍니다. 큰 그림을 그려놔야 방향을 잃지 않고 올곧은 제안서를 작성할 수 있기 때문입니다.
